La organización de un evento audiovisual requiere muchos días de planificación y preparación que se verán plasmados en directo en las pocas horas que dure tal acontecimiento. A priori, puede parecer una tarea complicada, por lo que muchos clientes son los que deciden delegar este tipo de trabajo a empresas especializadas en proyectos audiovisuales para eventos que se encargan de la puesta en marcha de todos los elementos necesarios para tal día.
Para que todo salga bien, es necesario contar con profesionales con experiencia en eventos audiovisuales que tengan capacidad resolutiva y que proporcionen material de calidad para este día tan importante. A continuación, te explicamos qué elementos debes tener en cuenta para organizar un evento audiovisual de éxito.
1. La importancia de establecer un planning
Hasta en los eventos de menor tamaño es requisito indispensable elaborar un planning con las tareas que son necesarias para la preparación del acto. Son muchos los elementos que intervienen en su puesta en marcha y hay que tener presente los tiempos que requiere cada uno de ellos. Además, para cerciorarnos que no nos olvidamos de nada para tal día, es recomendable crear una lista con todos los elementos que tienen que estar listos y que formarán parte del evento: proyectores, altavoces, microfonía, pantallas, cámaras de vídeo, equipo de sonorización…
2. Visitar previamente el lugar del evento
Cada espacio tiene unas características particulares a las que nos tendremos que adaptar para los requerimientos del evento que se vaya a celebrar. Para asegurarnos que en el directo todo transcurre de manera perfecta, es necesario visitar previamente el lugar de celebración para comprobar cómo es la iluminación, la amplitud del espacio y las necesidades de sonorización que requiere. Esta visita previa facilitará a la empresa especializada en eventos audiovisuales información suficiente sobre el material que será necesario para el acto y las características para su instalación.
3. Tener claro cuáles son las necesidades del evento
Desde las oficinas de Videoson en Girona, nos encargamos de proporcionar todo el material audiovisual necesario para desarrollar el evento. Para que todo el acto salga perfecto, es necesario hablar previamente con el cliente para que nos explique cómo va a ser el evento, qué intervenciones va a tener, actuaciones o momentos importantes del mismo, si es necesario proyectar algún vídeo o si, por las características del momento, es necesario instalar un equipo de traducción simultánea. En definitiva, se trata de tener tantos datos del evento como se pueda para estar en pleno conocimiento de todo lo que va a ocurrir y poder así, proporcionar el material audiovisual que la ocasión merece.
